De 10 geboden om gepast te reageren op beoordelingen

Beoordelingen verzamelen is één ding, gepast reageren op die beoordelingen is minstens even belangrijk. Maar hoe begin je daar nu aan? Dit zijn onze 10 geboden om professioneel met reviews om te gaan en erop te reageren.

Bedankt is maar een woord
Iedereen heeft het gehoord
Houd het kort & krachtig
Wees het Nederlands machtig
De beoordelaar is een persoon
Neem desnoods de telefoon
Geef een antwoord op de vraag
En doe het liefst vandaag
Neem je tijd
En hou vast aan je eigen waarheid

#1 Bedankt is maar een woord

Bedank de beoordelaar. Altijd.

Of de beoordeling nu positief of negatief is, start je reactie altijd met een bedanking. Elke beoordeling is immers waardevol voor jou als vakman en voor je bedrijf. Positieve beoordelingen zorgen voor een motivatieboost, terwijl je uit de negatieve reacties kan leren wat er beter moet.

Ten slotte is bedankt ook maar een woord, hoe onterecht je een reactie misschien ook vindt.

#2 Iedereen heeft het gehoord

Het internet is van iedereen. Met andere woorden, iedereen kan alles zien en alles terugvinden. Houd dat in je achterhoofd wanneer je beoordelingen beantwoordt. Zorg ervoor dat je niemand voor het hoofd stoot en geen verkeerde interpretaties uitlokt.

#3 Kort en krachtig

Lange zinnen, moeilijke woorden en speciale zinsconstructies zien er dan wel mooi uit en geven de indruk dat erover werd nagedacht, als het gaat om een reactie online heeft niemand daar wat aan. Houd het kort & krachtig, maar beleefd. Een mooi evenwicht vinden is de boodschap.

#4 Wees het Nederlands machtig

Je mag het dan wel kort en eenvoudig houden, schrijf-of typfouten zijn een absolute no go. Lees je reacties altijd na en pas desnoods de verwoording aan als je niet helemaal zeker bent over de juiste schrijfwijze. Geen taalvirtuoos? Vraag iemand om even te checken of alles correct is. Ieder zijn talent, toch?

#5 De beoordelaar is een persoon

Sommige beoordelingen kunnen overkomen als grof, onterecht of volledig naast de kwestie. Dat is niet fijn, maar ook niet zo gek. De beoordelaar is immers een mens van vlees en bloed, net zoals jij, en iedereen schrijft wel eens iets neer zonder er eerst over na te denken. Onthoud dat hij of zij ook maar een persoon is, en waarschijnlijk wel voor rede vatbaar als je het gesprek aangaat.

Een andere manier om het persoonlijk te maken: personaliseer je antwoord. Zo voelt de reviewer zich echt aangesproken en krijgt hij/zij niet de indruk gewoon de volgende in de rij te zijn.

#6 Neem desnoods de telefoon

Lijkt het toch niet te lukken om met een beoordelaar te communiceren via de tools van homeproved.com of via e-mail? Neem dan de telefoon. Een telefoontje getuigt van extra moeite en is nog net iets persoonlijker. Wedden dat het geapprecieerd wordt?

#7 Geef een antwoord op de vraag

Naast kort en krachtig reageren, is het ook belangrijk dat je to the point bent. Een antwoord dat de vraag of het probleem ontwijkt, een ander onderwerp aanhaalt of ongepast is, is weinig zinvol en kan voor wrevel zorgen.

Een tip: Lees de review goed voor je begint te reageren en lees daarna nog eens de beoordeling én je reactie. Als die twee een logische combinatie vormen zit je goed.

#8 En doe het liefst vandaag

Men moet het ijzer smeden als het heet is. Cliché, maar waar. Wacht niet te lang met reageren op beoordelingen. Idealiter neem je er elke dag, of minstens elke week even de tijd voor. Een reactie schrijven op een beoordeling die iemand maanden geleden schreef is niet professioneel. Misschien herinnert de beoordelaar zich zijn review niet eens meer?

#9 Neem je tijd

Je tijd nemen bij het reageren op beoordelingen is van levensbelang. Doe het niet ‘tussen de soep en de patatten’, maar zet je even apart. Zo kan je nadenken over de gepaste reactie en maak je ook minder snel fouten.

#10 Hou vast aan je eigen waarheid

Ten slotte mag je je eigenwaarde niet uit het oog verliezen. Negatieve reacties zijn niet fijn, en soms misschien onterecht. Ga zeker niet in conflict, maar laat je ook niet doen. Als iemand ten onrechte iets beweert over jouw werk, mag je dat zeker aankaarten of weerleggen, ook publiek. Vraag de beoordelaar ook om extra uitleg & feedback, zodat je er mee aan de slag kan. Moet er écht iets uitgeklaard worden, dan doe je het wel best persoonlijk, via e-mail of telefoon, en niet op een plaats waar iedereen mee kan volgen.

Zo, nu weet je precies waaraan en waaraf als de reviews binnenstromen.