Belangrijke documenten in huis vragen om slimme tips: een checklist!
Van contracten tot diploma’s, van verzekeringspapieren tot aankoopbonnen: door de jaren heen verzamel je behoorlijk wat belangrijke documenten. Zie je door de bomen het bos niet meer en is het tijd om de documentenstapel eens goed uit te zoeken? Een slim plan! Met déze tips maak je er een overzichtelijk geheel van.
#1 Belangrijke documenten? Bewaren!
First things first! De opslagmethode van persoonlijke documenten. Aangezien het om belangrijke papieren gaat, is het verstandig om een veilige plek te voorzien. Dat kan een map achterin de kast zijn, maar het is nog beter om de documenten in kluizen te bewaren. Zo kan er niemand zomaar bij: huisgenoten noch inbrekers. Klinkt goed, niet?
Ga voor een brandwerende documentenkluis, zodat de papieren niet als sneeuw voor de zon verdwijnen bij een mogelijke brand.
Extra tip? Kies een gecertificeerde kluis. Die maakt dat je spullen veilig zijn.
#2 Uitzoeken & opruimen
Maak er een gewoonte van om de belangrijke papieren in je documentenkluis van tijd tot tijd uit te zoeken. Bepaalde documenten moet je voor de rest van je leven bewaren, zoals diploma’s. maar er zijn ook papieren die je na verloop van tijd weg kan doen. Denk aan het bonnetje van een koptelefoon waarvan de garantie is verlopen.
Alles wat je niet meer nodig hebt, kan de deur uit. Om er zeker van te zijn dat niemand de informatie kan lezen, kan je het document eerst in een papiervernietiger gooien – zo is het niet meer leesbaar.
#3 Sorteren: soort per soort
Goed, opgeruimd staat netjes dus. Verder is sorteren een goed idee. Sorteer de documenten eerst per soort. Stop contracten bij contracten, jaaropgaven bij jaaropgaven, aangiften bij aangiften... Nog meer structuur? Maak subcategorieën, die aan bredere thema’s hangen: denk aan geboorte, studie, werk, wonen en verzekeringen. Een map per thema of alles bij elkaar in één map: jij kiest wat voor jou het best werkt.
#4 Sorteren: jaar per jaar
Sorteren per soort is de belangrijkste manier om orde te scheppen, maar daarmee ben je er nog niet. Probeer niet alleen te sorteren per soort, maar ook per jaar. Stop in een mapje bijvoorbeeld alle contracten bij elkaar, met onderop het oudste contract en bovenop het nieuwste contract. Zo wordt zoeken naar een specifiek document een fluitje van een cent!
#5 Doe het digitaal
Last but not least... tegenwoordig ontvangen we lang niet meer alle belangrijke documenten op papier. Ook digitaal krijgen we steeds meer bestanden binnen die bewaard moeten worden, zoals loonstroken. Richt daarom ook op je computer en externe harde schijf een overzichtelijk systeem in, opnieuw per soort en per jaar.
Een laatste slimme tip? Gebruik de zoekfunctie als je iets specifieks nodig hebt.
Meer artikels over Financieel en juridisch
Financieel en juridisch
Financieel en juridisch
Financieel en juridisch
